Bij Reinaerde werken nu ook de collega’s medische zorg en behandelaren in Nedap Ons

Zorgverlener Reinaerde besloot tijdens de implementatie van Nedap Ons ook tot het uitfaseren van de dossiersoftware voor behandelaren, Ysis. Accordis ondersteunde bij het maken van keuzes voor de nieuwe inrichting en verzorgde de migratie van naar Nedap Ons. Hierdoor staat er nu één sterk dossier. Dat zorgt niet alleen voor een betere zorg aan cliënten, maar ook voor meer veiligheid, gemak en snelheid.

Over Reinaerde

Reinaerde ondersteunt mensen met een beperking in hun zelfstandigheid, participatie en welzijn, met diensten die variëren van tijdelijke begeleiding tot langdurige zorg. Het team van Reinaerde staat voor professionaliteit en respect en werkt vaak samen met andere organisaties om cliënten te helpen hun eigen kracht te ontwikkelen en een thuis te vinden in de samenleving

• Medisch beroepsgeheim is gewaarborgd

• Korte lijntjes

• Minder fouten

“Het werken in één dossier is veel veiliger, sneller en makkelijker.”

Karen Schipper

Naar één dossier

Vanwege de ontvlechting van de Carante groep, waar Reinaerde onderdeel van was, verviel het centrale Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Dit gaf Reinaerde de mogelijkheid voor een heroriëntatie. Reinaerde koos voor Nedap Ons en toen tijdens de implementatie door Accordis duidelijk werd wat het systeem allemaal kon, rees de vraag: ‘Waarom gaan we dan door met Ysis, onze dossiersoftware voor behandelaren?’ Karen Schipper, GZ-psycholoog bij Reinaerde, vertelt: “Het liefst heb je natuurlijk één dossier waar iedereen mee werkt. Twee ECD’s zorgen voor dubbel werk. Een arts of verpleegkundig specialist zette bijvoorbeeld de informatie voor henzelf en de gedragskundigen in Ysis, maar vervolgens ook twee zinnen in het oude ECD Plancare. Enerzijds omdat dat verplicht is en anderzijds omdat begeleiders moeten weten wat ze moeten doen als er bijvoorbeeld een oorontsteking is vastgesteld.” Er is toen besloten Ysis uit te faseren. Hoewel de behandelaren dit plan direct steunden, waren de huisartsen, verpleegkundig specialisten en artsen VG wat huiverig in verband met het medisch beroepsgeheim. De uitdaging was om enerzijds alle gegevens van Ysis te migreren naar Nedap Ons en anderzijds het medisch beroepsgeheim te waarborgen in een dossier dat voor iedereen toegankelijk is.

Onze visie

Accordis wil de zorg naar een hoger niveau brengen. Het samenbrengen van data in één elektronisch cliëntendossier, helpt hierbij. Het bevordert namelijk efficiënte zorg, zorgt voor betere beslissingen en een hogere kwaliteit. Ook de betrokkenheid van cliënten wordt hierdoor groter.

Keuzes en werkafspraken om het veilig en comfortabel te maken

Om het medisch beroepsgeheim te waarborgen is gekeken naar de SOEP- methode, die staat voor Subjectief (de klachten van de cliënt), Objectief (de diagnose), Evaluatie en Plan (medicatie- en behandelplan). Door alleen het objectieve gedeelte en het plan voor het zorgpersoneel inzichtelijk te maken, is de medische zorg veilig en wordt aan de wetgeving voldaan om cliëntinformatie te delen in het cliëntendossier. Om de uitfasering van Ysis in goede banen te leiden en te sparren over inrichtingsvraagstukken werden meerdere werkgroepen in het leven geroepen. Karen was voorzitter van de Werkgroep Zorg en Behandeling. Ze licht toe: “In de werkgroepen werden keuzes gemaakt en werden vraagstukken behandeld, zoals: Hoe gaan we om met proactieve zorg en wilsverklaringen? Wie mag vragenlijsten aanmaken? Welke rapportages zetten we open en welke schermen we af? Wie mag de allergieën van een client in Ons zetten? Op basis van deze keuzes zijn werkinstructies geschreven. Zo is het voor iedereen veilig en comfortabel.”

Korte lijntjes

Accordis heeft de gehele migratie van Ysis naar Nedap Ons verzorgd. De samenwerking beviel goed. Karen: “Toen we begonnen, hadden we geen benul. Accordis nam ons gelukkig helemaal bij de hand. Per onderwerp kregen we te horen wat er kon en wat de opties waren. Daarbij was Accordis altijd bereikbaar en reageerden ze snel.” Het werken in één dossier bevalt goed. Karen: “Het werkt heel prettig en het maakt de lijntjes veel korter. We zijn allemaal ontzettend blij met de keuze voor één dossier.”  De migratie ging echter niet zonder slag of stoot. Er stonden miljoenen documenten in Ysis. Vanwege de wettelijke verplichting om zorgdossiers minstens twintig jaar te bewaren en de wens om complete dossiers te hebben, moeten vele documenten toegankelijk blijven. De actieve dossiers zijn inmiddels overgezet naar Nedap Ons, waarbij archivering van cliënten die niet meer in zorg zijn een aandachtspunt is. Inmiddels staat er een sterk zorginhoudelijk dossier en worden er verbeterslagen gemaakt en koppelingen toegevoegd. Om het gebruik te bevorderen is er een nieuwsbrief voor behandelaren met een ‘wist u dat’-rubriek over het ECD. En ook als iemand nieuwe functionaliteit heeft ontdekt, wordt dat gedeeld met de rest. Ook Karen ziet de voordelen van het samenwerken in één dossier: “Ik hou mij ook bezig met calamiteitenonderzoek. In het verleden ging er wel eens wat mis omdat collega’s elkaars rapportages niet konden lezen. Voor je het weet smeer of druppel je te veel. Het werken in één dossier is veel veiliger, sneller en makkelijker.”